Trải lòng về nghề ISO – "Có những kiểu vận hành ISO nào ở Việt Nam?"

Trải lòng về nghề ISO – "Có những kiểu vận hành ISO nào ở Việt Nam?"

Bài viết này cũng dựa trên điểm cá nhân làm việc, tư vấn, audit, hợp tác và quan sát. Vì vậy vẫn rất cần các góc nhìn khác để cùng học hỏi.

Tới nay tôi tạm phân biệt ra 05 mức độ thực hiện ISO tại các doanh nghiệp tại Việt Nam

1 - Mức độ 0: Không biết ISO là gì:

Cho đến ngày hôm nay, sau hơn 20 năm ISO có mặt tại Việt Nam nhưng còn rất nhiều doanh nghiệp không có nhận thức hoặc không hiểu ISO là gì và có lợi ích ra sao trong việc vận hành doanh nghiệp của họ.

Chú ý: Tôi đang muốn nói đến nhận thức và cách vận hành doanh nghiệp như một hệ thống chứ không phải có một giấy chứng nhận ISO thì mới gọi là biết về hệ thống nhé!

2 - Mức độ 1: ISO là một giấy chứng nhận:

Nhân thức:

DN biết đến ISO nhưng mục đích của họ chỉ coi ISO như một giấy chứng nhận để qua mặt khách hàng hoặc đủ cơ sở để tham gia các gói đấu thầu.

Thực trạng:

Chưa tin về hiệu quả mà ISO có thể mang lại.

Tâm lý làm ăn chộp giật và không thể kiên nhẫn để đầu tư lâu dài (vì đầu tư vào hệ thống thì nhanh cũng phải cả năm hoặc hơn tùy thuộc vào quy mô công ty, mới có thể thấy được hiệu quả mang lại).

Doanh nghiệp còn yếu kém về tài chính nên không dám mạo hiểm đầu tư công sức, tiền bạc, thời gian làm ISO bài bản.

Người tư vấn không đủ năng lực, không có tâm………

Những doanh nghiệp ở mức độ này thường là doanh nghiệp non trẻ, doanh nghiệp tư nhân và quy mô nhỏ.

Hệ thống ISO được xây dựng ở những DN này và hệ thống vận là hai hệ thống tách biệt và chẳng liên quan gì tới nhau.

Người làm ISO:

Ở nhưng DN này người làm ISO thường sẽ là một người kiêm nhiệm và DN sẽ thuê một đơn vị tư vấn về giúp họ lấy chứng nhận xong rồi thôi.

3 - Mức độ 2: ISO là một hệ thống quản lý các văn bản:

Nhận thức:

Do nhu cầu xuất khẩu và các khách hàng lớn định kỳ đánh giá tuân thủ ISO. Nên việc xây dựng ISO là một phần bắt buộc của DN.

Thực trạng:

Làm ISO theo kiểu nước đến chân mới nhảy hoặc chỉ làm cho đủ hồ sơ những lúc có đoàn kiểm tra.

Công tác Kiểm tra và cải tiến gần như không có đất diễn vì DN không cung cấp đủ nguồn lực.

DN đã xây dựng một hệ thống ISO gồm các quy trình, quy định để đáp ứng các yêu cầu của tổ chức chứng nhận, yêu cầu của một số khách hàng, hoặc luật định nhưng rất khác biệt so với hệ thống vận hành của DN

Người làm ISO:

Nhân sự làm ISO ở những DN này còn non về kinh nghiệm, phụ thuộc nhiều vào tổ chức chứng nhận và những công ty tư vấn.

Ở những DN này người làm ISO chỉ tư duy ở mức độ sự vụ đơn lẻ chứ gần như không thể tư duy ở mức độ hệ thống.

Những DN này thường có người làm ISO chuyên trách trực thuộc quản lý của một Phòng/Ban khác nhưng không phải là kiêm nhiệm giống mức độ 1.

4 - Mức độ 3: ISO là một hệ thống quả lý tính tuân thủ:

Nhận thức:

DN hiểu rằng một hệ thống ISO là cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và luật định cũng như chuẩn hóa những hoạt động mang tính chất tuân thủ.

Thực trạng:

Ở mức độ này, DN đã chủ động đầu tư tài chính, con người, điều kiện làm việc….. để tuân thủ ISO khá nghiêm túc. Tuy nhiên mức độ vận dụng ISO chỉ được tập trung vào quá trình sản xuất/chất lượng và phụ trợ là chính.

Đây là môi trường tốt để những sinh viên mới ra trường được học tập bài bản về tư duy ISO hoặc HSE.

Hệ thống vận hành DN và hệ thống quản lý ISO xây dựng nên vẫn còn nhiều điểm khác biệt.

Việc thực hiện ISO ở đây vẫn chưa hoàn toàn chủ động mà vẫn còn bị động bởi khách hàng và tổ chức bên ngoài.

Những DN này thường là doanh nghiệp may mặc hàng nghìn công nhân hoặc có xuất khẩu cho các nước châu âu, mỹ. Ngoài chất lượng là mặc định họ còn phải tuân thủ về môi trường, an toàn và trách nhiệm xã hội

Người làm ISO:

Những người làm ISO ở đây thường sẽ có kiến thức về ISO khá vững, có khả năng phản biện khá cao, năng động và mức độ ảnh hưởng của họ đáng được ghi nhận.

Có khả năng logic nhưng vẫn chưa thể có góc nhìn về kinh doanh

5 - Mức độ 4: ISO là một hệ thống quản lý toàn diện.

Đây có lẽ là mục đích mà tổ chức ISO đã thiết kế và xây dựng nên bộ tiêu chuẩn này.

Nhận thức:

DN thực sự hiểu được tầm quan trọng mà một hệ thống ISO mạnh mang lại. Do đó họ tự nguyện đầu tư nguồn lực để phát huy tối đa những lợi ích mà một hệ thống ISO có thể mang lại cho DN của mình. Họ làm ISO với mục đích nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh hiệu quả chứ không phải do yếu tố khách hàng hay luật pháp yêu cầu.

Thực trạng:

Những DN này sẽ tạo điều kiện tối đa để cán bộ công nhân viên hiểu và vận dụng các nguyên tắc của ISO vào công việc một cách nhịp nhàng và nhất quán.

Ở đây ISO được vận dụng với bản chất System vốn có của nó để: khám bệnh, chữa bệnh và thúc đẩy quá trình đề kháng cho doanh nghiệp.

Những DN này họ sẽ vận dụng các nguyên tắc của ISO để kiểm soát 4 trụ cột gồm: Tài chính – Sale/Marketing – Sản xuất/chất lượng – Học tập/Nghiên cứu phát triển.

Hệ thống quản lý ISO và hệ thống quản lý vận hành của DN là một.

Những DN này sẵn sàng Public các định hướng chiến lược và thông tin kinh doanh cho người làm hệ thống để họ có góc nhìn tổng quan nhất về công ty từ đó đưa ra những biện pháp kiểm soát hiệu quả hơn.

Người làm hệ thống:

Ở mức độ này người làm hệ thống cần phải có khả năng bao quát tất cả các hoạt động, các quá trình có ảnh hưởng đến nhau và kết hợp chúng để mang lại lợi nhuận cho công ty.

Họ cần có tư duy thị trường, tư duy logic, tư duy phản biện, tư duy hệ thống……

Ngoài hiểu rõ kiến thức, kỹ năng về ISO thì họ cần có kiến thức, kỹ năng khác như: kiến thức về tài chính, Sale, Marketing, 7 QC tool, 5S, KPI, BSC, Lean, Kaizen…… Các kỹ năng thuyết trình, lắng nghe, giao tiếp……

Mức độ ảnh hưởng của người làm hệ thống trong DN này là khá lớn bởi những đóng góp mà họ mang lại.

Cám ơn bạn đã kiên trì đọc tới đây và hẹn gặp lại ở bài sau.

N T D